10 conseils pour organiser votre événement professionnel

10 conseils pour organiser votre événement professionnel

by L'événementiel en Haute-Savoie

Conseil 1 - Prévoir de l’avance

La première étape pour organiser un événement professionnel sans encombre est de vous y prendre à l’avance. En travaillant ainsi, vous pourrez jouir de plus de temps et de souplesse pour rassembler tous les éléments nécessaires au bon déroulement de votre événement. Suivant de quel type de rassemblement il s’agit, vous pouvez le prévoir de 6 mois à 1 an à l’avance.  

Conseil 2 - Étudier avec attention le brief

La deuxième étape d’une organisation événementielle est une étape importante : elle vous permet de fixer correctement vos objectifs et de définir précisément la cible que vous voulez atteindre. Cela sera nécessaire afin de choisir élégamment vos différentes prestations pour pouvoir répondre avec précision à vos attentes.  

Dans cette étape, vous pouvez noter vos différentes idées que vous pouvez proposer pour votre événement professionnel. Cela vous permettra de choisir celles qui sont le plus adaptées à votre cible et celles qui répondent davantage à vos objectifs. Cette méthode vous sera bénéfique pour l’étape suivante.  

Conseil 3 - Faire un budget et un rétroplanning

La troisième étape pour organiser un événement professionnel est de réaliser un budget et un rétroplanning. En budgétisant au préalable votre projet événementiel, vous connaîtrez les dépenses que vous allez réaliser dans sa globalité mais également du tarif que vous êtes prêt à mettre pour chaque prestation. Grâce à cela, vous pourrez mieux gérer votre portefeuille en sélectionnant les prestations qui conviennent. 

Le rétroplanning, quant à lui, vous permettra de respecter les délais que vous vous fixer pour que tous soient prêt pour le jour J. Pour le choix de la date, il est recommandé de choisir un jour favorisant le plus haut taux de participation de la part des personnes conviées. Enfin, planifier le déroulement de votre événement du jour vous permettra de savoir si vous n’avez pas oublié des éléments importants et de voir si celui-ci est bien rythmé. 

Conseil 4 - Sélectionner les prestataires

Afin de vous repérer dans la sélection de prestataires événementiels, votre agence événementielle à Annecy vous recommande de réaliser un tableau Excel afin de noter les informations importantes (désignation, adresse, téléphone, mail, contacté, disponibilité, tarif) sur chaque prestataire de chaque prestation (lieu, animation, restaurant, hébergement, transports, prestataires techniques) que vous sélectionnez. Pour la sélection du lieu, il se doit d’être accessible par l’ensemble des participants et pratique pour s’y garer. Parfois, privilégiez un transport commun à tous les participants est nécessaire : c’est à ce moment-là qu’il faudra y réfléchir. Pour ce qui est des animations, si celles-ci ont lieu à l’extérieur, il est nécessaire de prévoir des solutions de secours. De plus, il faut bien connaître ses participants afin de savoir si l’activité peut leur convenir. Pour la restauration, prévoyez des délais afin de prévenir des intolérances, des allergies ou encore des régimes spéciaux.  

Conseil 5 - Contacter les prestataires

Une fois vos prestataires événementiels sélectionnés, il est nécessaire de les contacter afin de savoir s’ils sont disponibles le jour de l’événement, s’ils peuvent assurer la prestation mais surtout pour connaître leur grille tarifaire. Pour cela, votre agence événementielle en Haute-Savoie vous conseille d’avoir un premier contact par téléphone afin de commencer à tisser des liens avec vos différents prestataires. À chaque devis commercial récupéré, pensez à les regrouper dans un dossier qui correspond à la prestation afin de pouvoir comparer tous les prestataires contactés et de sélectionnés celui qui propose la meilleure prestation au prix le moins élevés. 

Conseil 6 - Communiquer sur votre événement professionnel

Que ce soit digitale ou print, il est nécessaire de communiquer sur votre événement pour le faire connaître (à part si ce dernier est un événement privé). Sur les réseaux sociaux, vous pouvez réaliser des teasers en le décrivant, en racontant le programme de l’événement et en donnant les informations pratiques (lieu, horaire, thème, tarif, etc). En print, vous pouvez imprimer des banderoles, des flyers ou encore des affiches. 

Conseil 7 - Mettre en place votre événement

Suivant la taille de votre événement, il faut prévoir plusieurs jours à l’avance son installation afin de pouvoir répondre efficacement aux imprévus de dernière minute. 

Conseil 8 - Coordonner et gérer votre événement professionnel

Le jour de l’événement venez sur place afin de voir si tous les préparatifs sont installés. De plus, cela vous permettra de rencontrer les prestataires et les participants de votre événement qui pourront mettre un visage sur cet événement professionnel qui deviendra davantage humanisé. 

Conseil 9 - Évaluer votre événement

On pense souvent à l’avant événement mais rarement à l’après. En effet, la dernière étape d’une organisation événementielle n’est pas sa coordination et sa gestion mais son suivi post-événement. Ce qui est retenu après l’événement vous permettra d’avoir des informations capitales sur votre fonctionnement afin de pouvoir apporter des axes d’améliorations sur votre prochaine organisation.  

Conseil 10 - Faîtes appel à des professionnels de l'événementiel

Devenu incontournable au sein du monde professionnel, les événements sont une nouvelle manière de communiquer de manière originale afin de promouvoir votre marque auprès du grand public. Les événements professionnels sont plus qu’une simple rencontre entre entreprise et prospects, ils sont désormais source de création de liens entre ces derniers. En effet, grâce à la mise en place d’animations originales, les prospects se sentent valorisés et impliqués dans la vie de l’entreprise.  

Pour cela, entourez-vous de professionnels de l’organisation événementielle tel que SeeMount qui sauront vous accompagner dans ces moments importants de la vie de votre entreprise. Alors n’attendez plus ! Un événement professionnel à organiser ? Faites appel à l’agence événementielle en Haute-Savoie ! 

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Qu'est-ce qu'un team building ?

Qu’est-ce qu’un team building ?

by with No Comment L'événementiel en Haute-Savoie

Qu’est-ce qu’un Team Building ?

Un Team Building est un événement en entreprise s’organisant autant bien à l’intérieur qu’à l’extérieur partout dans le monde. Il s’agit d’une activité sur mesure à destination de toute forme de sociétés professionnelles (entreprises, associations, agences, institutions, etc.).  

Coordonné par un animateur événementiel, le Team Building est une activité collective entre les membres d’une société. En effet, si nous traduisons mot pour mot le terme de “Team Building” cela donnerait “Construction d’Équipe”.

Comment cet événement en entreprise en est arrivé là ?

C’est à la fin des années 20 qu’Elton Mayo, professeur à la Harvard Business School et sociologue et psychologue australien, a décidé de mener une étude en analysant en profondeur les relations humaines en management et en apportant une vision sociale de l’être humain au travail. Après une étude sur le comportement des employés de la Western Electric à Chicago, il constata les bien-faits sur la productivité apportée par la solidarité et le travail autour d’objectifs communs. Le concept de cohésion de groupe est donc apparu à la suite de cette étude. 

C’est dans les années 80 qu’apparut véritablement le concept de Team Building sur le continent Américain. Mais c’est seulement depuis les années 90 que le Team Building connaît un essor mondial. En effet, depuis il ne cesse de se diversifier : activités immersives, Team Building en ligne, animations sur mesure, etc.   

Pour quelles raisons organiser un Team Building ?

Le Team Building est un événement en entreprise original et sur mesure qui a un objectif sur le long terme. En effet, il permet de souder les équipes en permettant à chacun d’apprendre à mieux se connaître sur le plan personnel dans une ambiance conviviale et détendue. Il tend à la connaissance de l’autre et à l’intégration rapide d’un nouveau membre. En participant à un Team Building, les participants apprennent à se connaître ce qui permettra d’être plus efficace et plus performant à l’avenir. De plus, cette équipe prendra plus de plaisir à travailler ensemble ! Vous l’avez compris, l’objectif du Team Building est le bien-être dans l’entreprise et les activités que regroupe ce dernier le favorisent en permettant de créer un cadre de travail convivial en resserrant les liens et facilitant l’intégration. 

Véritable cassure de la routine, les activités du Team Building permettent de motiver et de rassembler ses membres autour d’un objectif commun en rapport avec l’entreprise. La collaboration des membres est donc nécessaire ce qui en découle la création d’une identité de groupe qui fait preuve d’intelligence collective et de solidarité. En effet, en organisant un Team Building, les membres cherchent à ce que les collaborateurs s’entraident en ayant une considération de l’autre dans ses qualités et ses faiblesses. 

Sur le long terme, le Team Building améliore la performance globale de l’entreprise en favorisant l’esprit d’équipe et en permettant de tisser des liens, d’améliorer la communication et l’ambiance au travail et d’augmenter la motivation et la productivité. 

Quelles activités choisir pour un team building ?

Les activités de Team Building sont nombreuses mais sont toutes présentes pour créer une cohésion de groupe entre les membres d’une équipe. Chaque type d’activité à son objectif, mais dans toute, la notion de challenge est très importante puisque le but de cet événement en entreprise est que chacun donne le meilleur de soi dans un esprit positif et détendu. Parmi ces activités, il y a :  

Ces activités permettent de donner à chaque participant un poste et d’obliger le groupe à coopérer en encourageant la confiance entre les membres. Pour cela, vous pouvez réaliser diverses animations telles que : 

    • Une chasse au trésor :  Dans cette animation, les membres d’une entreprise sont divisés en petits groupes qui disposent tous d’une carte qui mène à un trésor. Indices et énigmes à résoudre sont les mots d’ordre de cette activité. Le but du jeu est d’être le premier à trouver le trésor. 
    • Une course en canoë-kayak ou paddle :  Grâce aux différents lacs de la région, Lac du Bourget, Lac Léman ou Lac d’Annecy, les participants peuvent bénéficier de cette activité très compétitive. En effet, en affront contre une équipe adverse, les équipes doivent suivre un parcours en slalomant entre les différents obstacles. 
    • Un paintball ou un laser game : Dans toutes les villes du monde se trouve ce genre d’activité. Le principe est que deux groupes équipés de pistolets à laser s’affrontent, sur un champ de bataille truffé de cachette, pour faire le plus de victimes possibles.  
    • Des olympiades :  Défi sportif par excellence, les Olympiades sont un grand classique des activités de Team Building. Au programme : tir à la corde, tir à l’arc, pétanque, jeu d’adresse, etc. Bien-sûre, vous pouvez adapter les activités en fonction du temps et des types de profils de vos collaborateurs. 
    • Un rallye : Cette activité est parfaite pour partir à la découverte. 
    • Un sport automobile : En réel ou en réalité virtuelle, cette activité est idéale pour les adeptes de sports extrêmes et de passionnés d’automobiles. Vous pourrez découvrir différents modèles allant de l’ancien au futuriste. 
  • Les activités créatives :

Elles remédient au stress et favorisent la prise de parole et l’écoute de l’autre. Pour atteindre ces objectifs, vous pouvez :  

    • Réaliser un court-métrage : Scénario imposé par le patron de l’entreprise ou improvisé par les collaborateurs afin de surprendre leur supérieur, les employés devront jouer la comédie en interprétant un rôle. 
    • Faire un Team Building musical : Louez des instruments de musique et des sonorisations pour animer la journée pour miser sur un Team Building original et innovant. 
  • Les activités ludiques :

Les activités ludiques permettent de décompresser et de créer des liens. Les animations suivantes sont très utilisées pour ce type d’activité : 

    • Atelier culinaire :  Les cours de cuisine par l’intermédiaire d’un chef permettent de découvrir des saveurs dignes des plus grandes tables.  
    • Le Team Building au vert : Un Team Building entre lac et montagne, parfait dans la région du Lac d’Annecy, est certainement une expérience atypique et ressourçante. De nombreuses activités sont possibles : jardinage, dégustation de fruits bio, ateliers de création florale, installation de ruches, etc. 
    • Un lunch avec brainstorming au menu :  Amenez vos collaborateurs déguster des plats succulents au cœur d’un grand restaurant de renom. 

Depuis plusieurs années, ce type d’événement est à la mode : toutes les entreprises se l’arrachent et parfois même, c’est elles-mêmes qui les organisent. Confié au Chief Happiness Officer, au service communication ou au service marketing, c’est au détriment de leurs propres missions qu’ils organisent cet événement d’entreprise. C’est pourquoi, votre agence événementielle en Haute-Savoie vous recommande de passer par une équipe d’experts comme SeeMount Conseil & Production afin d’éviter toute surprise ! Cela sera l’assurance d’avoir un Team Building parfait, avec une activité d’entreprise innovante et adaptée à vos attentes. Alors n’attendez plus ! Un Team Building à organiser ? Faites appel à l’agence événementielle à Annecy ! 

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Pourquoi faire de l’événementiel en entreprise ?

Pourquoi faire de l’événementiel en entreprise ?

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L’événementiel en entreprise renforce l’esprit d’équipe

Les premiers destinataires à bénéficier de l’événementiel en entreprise sont vos collaborateurs. Les événements qui peuvent être réalisés sont des séminaires d’entreprise, des teams buildings ou encore des événements incentives. Ils ont chacun leur propre objectif : remercier ses collaborateurs, renforcer l’esprit d’équipe ou bien fortifier la motivation des troupes.  

Généralement, un séminaire d’entreprise se réalise soit en début d’année d’activité afin d’apprendre à connaître ses collègues en dehors du travail et d’exposer les objectifs de l’entreprise pour l’année à venir afin d’amener ses employés à comprendre la vision de l’entreprise et de leur donner envie de s’impliquer pour y parvenir ; soit en fin d’année afin de les remercier du travail accompli durant l’année. Pour ce qui est des deux autres événements en internes, ils peuvent se réaliser tout au long de l’année et ils ont comme objectifs de fortifier la motivation et de fidéliser les employés en consolidant le sentiment d’appartenance à l’entreprise. 

Faire de l’événementiel en entreprise permet de fidéliser vos clients

Dans un second temps, l’événementiel en entreprise est à destination de vos clients. Cela peut être illustré par des offres promotionnelles, des invitations à des événements privés tels que les anniversaires d’entreprises ou encore en organisant des événements qui leur sont destinés comme des soirées de lancement de produits. Dans ces cas-là, l’événementiel permet de leur offrir une occasion unique de créer des expériences profondes et significatives. 

À travers cette dernière, ces différents événements vont vous permettre de leur montrer votre reconnaissance envers leur fidélité à votre entreprise. Vous pourrez ainsi les remercier en leur offrant des bons d’achat, des cadeaux ou encore en leur proposant en avant-première les nouveautés de votre marque. Votre clientèle va se sentir bien traitée à travers toutes ces actions : elle sera donc satisfaite et fière de faire partie de cette communauté. Cela entraînera qu’elle sera davantage engagée envers votre marque en parlant de celle-ci à son entourage.  

Durant ces événements, vous aurez également l’opportunité d’échanger avec vos clients les plus fidèles et donc d’obtenir des feedbacks instantanés sur les produits, les services ou les initiatives de la marque. Ces feedbacks vont vous permettre d’apporter des améliorations à vos services et donc de satisfaire davantage vos clients pour pouvoir par la suite toucher une plus grande cible.  

L’événementiel en entreprise participe à votre business

Toutes ces actions de l’événementiel vont participer à votre business ! En renforçant l’esprit d’équipe de vos collaborateurs, vous améliorez la productivité de ces derniers ainsi que leur motivation : ils auront donc à cœur de participer au développant de votre entreprise et d’atteindre les objectifs que vous vous étiez fixé. Les événements internes à l’entreprise favorisent également la communication interne de celle-ci et participeront donc au développement de votre business.  

Participer à des événements tels que des salons professionnels serait également avantageux dans votre business. En effet, ces derniers vous permettraient de rencontrer des professionnels du même secteur d’activité de votre entreprise qui vont vous permettre de développer votre business. Grâce à l’événementiel, vous pourrez donc établir des relations commerciales.  

Mais pas que ! En participant à des salons professionnels ou en organisant vos propres événements, vous pourrez accroître votre visibilité et donc par la suite votre notoriété en offrant une visibilité accrue et une mémorabilité à long terme. En effet, l’événementiel permet aux marques de se distinguer dans un environnement saturé de messages publicitaires en vous faisant connaître à travers vos relations commerciales, vos clients mais également les médias. Les événements fournissent un avantage pour renforcer l’image de la marque en communiquant sur ses valeurs et en créant des liens émotionnels forts avec le public. Cela va également permettre à votre entreprise de créer du contenu réutilisable puisque vous pourrez repartager sur différents supports de communication en ligne tout au long de l’année. Enfin, vous pourrez recevoir des leads qualifiés selon l’industrie directement et sans intermédiaire. 

Vous l’avez compris, faire de l’événementiel en entreprise est important aussi bien en interne qu’à l’externe. Il est donc fortement recommandé d’introduire des projets événementiels dans votre stratégie marketing. Pour cela, afin d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés, votre agence événementielle à Annecy vous recommande de passer par une équipe d’experts comme SeeMount Conseil & Production ! Cela sera l’assurance d’avoir un événement en entreprise adapté à vos attentes. Alors n’attendez plus ! Un événement en entreprise à organiser ? Faites appel à l’agence événementielle en Haute-Savoie ! 

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